Compte-rendu réunion conseil syndical - Mardi 23 mai 2017

Compte-rendu réunion du conseil syndical BEL AZUR

organisée le mardi 23 mai 2017 chez M. Julien DIAZ de 18h30 à 21h30

7 personnes étaient présentes dont 5 membres du nouveau conseil syndical : Noëlla TAUPAS, Aude GRUSELLE, Julien DIAZ, Katy BERTRAND (Valérie CABEZAS), Françoise NOUNOU ; 2 membres de l’ancien conseil syndical : Charlette LENCIONE et Florence FREY. Une personne était excusée : Ousman DJANGA.

Divers points ont été abordés, selon l’ordre du jour établi. Après avoir présenté ma démission lors de l’A.G. du 25 avril, j’ai remis au nouveau conseil syndical les documents archives et copies des contrats d’entretien de la copropriété et me suis engagée à faire le lien sur le suivi de certains dossiers jusqu’à mon départ de la résidence prévu début juillet.

Ordre du jour de la réunion :

1. Suivi sur la transmission des dossiers Bertrand Immobilier

L’AG a eu lieu le 25 avril. L’ancien syndic Corum Immobilier dispose d’un délai de 1 mois maximum pour transmettre au nouveau syndic élu Bertrand Immobilier tous les documents en lien avec notre résidence. Nous devons donc attendre le 25 mai pour nous assurer que la transmission des dossiers a eu lieu de façon conforme.

2. Compte-rendu visite mensuelle Bertrand Immobilier du mercredi 17 mai

Comme il l’avait annoncé sur les affiches posées dans nos couloirs, M. Bouvier Berthet a effectué sa première visite mensuelle dans nos locaux en présence de quelques membres du conseil syndical et résidents qui sont venus à sa rencontre. Nous attendons le compte-rendu de la visite mensuelle de
M. Bouvier Berthet et la date de sa prochaine visite en juin.

3. Entretien copropriété : lien avec KLR Nettoyage

Notre budget de dépenses numéro 1 (27 921.60 € TTC) : nous tenons à être en lien étroit avec l’entreprise en ce qui concerne l’entretien intérieur et extérieur de notre résidence. Nous souhaitons convenir d’un rendez-vous en juin avec M. Damien Salles, chef de secteur de notre résidence, afin de reprendre le cahier des charges et souhaitant en premier lieu que les feuilles d’émargement soient remplies par le salarié KLR chaque jour au moment où il arrive sur la résidence et au moment où il part, selon les conditions contractuelles. Nous souhaitons que les feuilles d’émargement soient à l’abri des éléments extérieurs (vent, pluie…), visibles, et à la disposition du conseil syndical à l’intérieur du bâtiment 1, comme c’est le cas depuis plusieurs mois. Ainsi, Katy Bertrand, résidant sur place, sera à même de s’assurer du bon fonctionnement du travail.

Les personnes en charge de cette mission seront Katy Bertrand, Françoise Nounou et Aude Gruselle, assistées de Florence Frey jusqu’à début juillet.

4. Climatisation  bâtiment 2 

Un rendez-vous est à envisager en juin en présence du syndic Bertrand Immobilier, de Mme Valérie Deloncle, propriétaire du local commercial et de quelques membres du conseil syndical de façon à étudier une solution de déplacement du moteur de la climatisation. Si la solution sur laquelle Mme Deloncle et le conseil syndical se mettent d’accord ne concerne pas les parties communes de la copropriété, alors Mme Deloncle pourra procéder au déplacement immédiat.

En revanche, si la solution proposée par Mme Deloncle concerne les parties communes, alors elle sera proposée à la prochaine assemblée générale 2018 et soumise à un vote collectif.

5. Plan d’organisation C.S. et syndic

Nous souhaitons nous accorder sur la façon dont nous allons assister le syndic Bertrand Immobilier dans la gestion des affaires courantes de la copropriété. Voici ce que nous avons proposé :

1.  Suivi des impayés : après réception de la balance des auxiliaires, de façon régulière, tous les 3 mois par exemple, Katy Bertrand et Julien Diaz se proposent d’assumer la mission du suivi des impayés et de restituer les informations ensuite auprès des autres membres du conseil syndical.

2.  suivi des bips d’entrée pour intervenants extérieurs et sous-traitants. Nous proposons que Bertrand Immobilier dispose de 2 ou 3 bips d’avance dans ses locaux, payés par la copropriété, et donc à la disposition de la copropriété, de sorte que lorsqu’une entreprise ait à intervenir dans notre résidence, les membres du conseil syndical ne soient pas « d’astreinte » pour attendre et recevoir cette entreprise. En l’absence de gardien d’immeuble sur place, nous essayons de trouver des solutions qui soient les plus satisfaisantes pour le plus grand monde. Corum Immobilier avait l’habitude de nous facturer des bips, de les remettre aux artisans et de ne pas les récupérer. Nous passions notre temps à payer des bips qui partaient dans la nature…  

3.  Application de règlement intérieur : nous souhaitons que les nouveaux résidents, propriétaires ou locataires, reçoivent une copie du règlement d’intérieur dès leur arrivée dans notre résidence.

4.  Vérification des comptes : comme nous l’avons fait jusqu’à présent, nous souhaitons procéder à la vérification des comptes 2 fois par an, tous les 6 mois. Ce sera plus facile et moins long pour les personnes en charge de cette mission : Katy Bertrand et Aude Gruselle assistées par Charlette Lencione.

 

5.  Communication interne : Corum Immobilier ne souhaitait échanger qu’avec la « PCS » : présidente du conseil syndical. L’ensemble des membres du nouveau conseil syndical souhaite être informé des échanges avec le syndic. C’est pourquoi nous allons créer des adresses reliées à un site de partage permettant d’avoir accès aux mêmes informations en même temps.

6.  Communication externe : le blog actuel va être prochainement remplacé par un nouveau blog, dont l’adresse sera communiquée au syndic et aux résidents. Florence Frey va travailler avec Noëlla Taupas pour transférer certaines informations sur le nouveau blog. Puis Noëlla et Aude administreront le blog et publieront régulièrement des informations à l’attention des résidents connectés !

  


6. Fonctionnement, frais du conseil syndical

Les membres du conseil syndical auront des frais, directement liés à leur activité bénévole : cartouches d’encre, papier, papèterie… Ils présenteront les factures acquittées au syndic Bertrand Immobilier qui remboursera les membres du conseil syndical qui auront fait l’avance de ces frais.

7. Proposition d’élection président et vice-président

A l’unanimité, le conseil syndical a élu Mme Noëlla TAUPAS (bâtiment 5), présidente du conseil syndical (PCS) et Mme Aude GRUSELLE (bâtiment 6) vice-présidente (VPCS). Toutes les deux ont accepté de prendre le poste pour une DUREE DE UNE ANNEE.

J’ai proposé à Noëlla et Aude de les aider dans leurs missions, en cas de besoin, d’ici mon départ début juillet.

8. Questions diverses

Suite à l’incident concernant les branches de l’arbre arraché par un camion voulant stationner devant le bâtiment 10 samedi 20 mai, le C.S. s’interroge sur les possibilités de limiter le nombre de stationnement de véhicules par appartement (révision du règlement intérieur ou révision du règlement de copropriété ?). Peut-on optimiser le stationnement à l’intérieur de la résidence en procédant à un marquage au sol, sachant que le stationnement est libre ? A débattre lors de la prochaine visite mensuelle du syndic en juin.

Florence FREY, ex-présidente du conseil syndical Bel Azur